FAQ-Liste zur Online-Datenbank

In dieser Liste werden häufig gestellte Anwenderfragen und -probleme gesammelt und beantwortet. Sie findet sich in aktueller Form auch im Wiki zur Anbieterdatenbank.

Welche Vorteile hat die Verwendung der Online-Verwaltung?

Das Koordinationsbüro kennt die aktuellen Stammdaten der Einrichtung, Änderungen müssen nicht mehr mitgeteilt werden. Außerdem wird die zusätzlich zum Begleitheft vorgeschriebene „Teilnehmer-Buchführung“ automatisiert („Elektronisches Begleitheft“). Listen und Übersichten für Portfolio und Jahresbericht werden automatisch erstellt,

Muss ich überhaupt mit der Datenbank arbeiten?

Bisher die Verwendung der Datenbank trotz mehrerer Anläufe keine Vorschrift. Erst ab 2009 ist die Benutzung des Unterbereichs „Stammdaten“ Pflicht.

Ich habe mein Passwort verlegt.

Bitte eine entsprechende E-Mail schicken. Auf dem gleichen Weg wird dann ein neues Passwort zugeschickt.

Ich bin neuer Programmleiter und weiß nicht, ob wir überhaupt schon einen Zugang haben bzw. diesen benutzen.

Für den Erhalt alter oder neuer Zugangsdaten genügt ebenfalls eine E-Mail.

Wie werden Programmanbieter mit mehreren Anbieterstellen berücksichtigt?

Bisher gar nicht. Wenn man Wert auf einen einheitlichen Helferstamm legt, nutzt man den Zugang des Programmanbieters gemeinsam (Nachteil: Daten lassen sich nicht trennen). Ansonsten erhält jede Anbieterstelle zusätzlich einen eigenen Zugang (Nachteil: Daten werden nicht zusammengeführt).

Ich kann keine Zahlen in das Statistikformular eingeben.

Das ist auch nicht vorgesehen. Das System soll die Werte auf Grundlage der Teilnehmerverwaltung selbst berechnen und eintragen.

Muss der inhaltliche Kurzbericht zur Jahresstatistik nicht mehr vorgelegt werden?

Das ist eigentlich überflüssig, da man dazu den Unterbereich „Bericht“ nutzen kann.

Muss ich Angaben, die ich in der Datenbank gemacht habe, auch beim Stammblatt eintragen?

Nein.

Müssen Benutzer überhaupt noch einen schriftlichen Jahresbericht vorlegen?

Ja. Allerdings gilt ein sehr „vereinfachtes Verfahren“, bei dem auf die Anlagen verzichtet wird. Details hierzu finden sich der Anleitung „Datenbank und Jahresbericht“.

Welche Arbeitshilfen zur Online-Verwaltung gibt es?

Alles Wichtige findet sich in der Arbeitsmappe; ein Faltblatt ist in Arbeit. Für spezielle Fragen stehen ein Wiki sowie die Anbieter-Hotline zur Verfügung.

Wo finde ich das Wiki?

Die Adresse ist http://netzwerk.jugendprogramm.de/wiki/Anbieterdatenbank.

Wann ist mit der neuen „Version 2“ zu rechnen?

Im ersten Quartal 2008.